各系部:
为提高新生入学资格审查的准确性,严肃入学报到注册制度,防止弄虚作假、冒名顶替违法取得学籍,根据《教育部办公厅关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》教学厅函(2020)28号,《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号),结合我院实际,现将2020级新生入学资格审查和信息核对等相关工作安排如下:
一、新生入学资格审查
根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号),高校要对新生报到所需录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对检查;对享受高考加分照顾、自主招生及通过有关专项计划的农村和贫困地区录取新生进行资格复核;要组织专家组对艺术、体育专业和高水平艺术团、高水平运动队等录取新生开展入学专业复测。对存疑的考生,要认真与生源地省级招生考试机构核实,严防冒名顶替和资格造假;对通过弄虚作假、徇私舞弊方式骗取高考加分资格、录取资格或冒名顶替入学的新生、未按规定公示有关资格身份的新生、未经省级招生考试机构办理录取手续的新生以及其他违规录取的新生,一律不予学籍电子注册,并报告有关部门倒查追责。
新生入学资格复查是对学生录取资格再次确认的重要环节,请各系部高度重视,严格按照上级各部门要求和《南京机电职业技术系部学生管理办法》,成立新生复查工作小组,制定具体工作方案,认真查验考生报到所需各项原始材料,确保新生入学资格复查切实有效。具体工作如下:
(一)身份及档案材料审核
1、新生报到时,系部要逐一查验录取通知书、高考准考证、身份证、户口迁移证(不迁户口不需提供)等证件材料,并认真与新生本人对照,严防冒名顶替等行为。
2、认真查验新生录取名册、电子档案、高中档案及密封状态,并逐一核对,办理登记手续。新生录取名册由学工处提供。
3、请各系部集中组织学生亲笔详尽填写《开云(中国)2020级学生信息登记卡》(由学工处统一发放,一式两份),并结合整理新生档案工作,核对学生中学档案中的相关信息,比较报到前后填写表格字迹是否一致;将学生的姓名、考生号、出生日期、身份证号和图像等信息与《开云(中国)2020级学生信息登记卡》以及学生本人进行认真比对,附件一材料永久留存备查。
各系部在新生身份及档案材料审核中,学生身份信息与省级招生部门录取信息(姓名、性别、身份证号、民族等)要严格核对,如发现信息不一致或录取数据缺失的,及时向学工处反馈,暂缓办理报到后的其他手续,汇总情况后请填写《各系部2020级新生资格审查情况汇总表》(附表二),10月20日前报教务处。待情况核实后,严格按照《高等学校学生学籍学历电子注册办法》(教学〔2014〕11号)相关要求,由学工处及时联系生源地省级招生部门调查核实,属于招生报名及录取期间发生的数据错误或缺失的,由学校向生源地省级招生部门提出申请,待省级招生部门核实修正或补充录取数据并上报教育部后,再办理该生新生学籍电子注册手续。
(二)文化、专业水平复查
各系部可根据学生的具体情况,安排相应的文化水平复查工作。艺术类、体育类、高水平运动队等特殊类型录取新生除文化水平复查外,还要安排专业课的复试复查。
对资格审查有疑问或复查成绩与高考专业成绩有较大差异的考生,由系部核实,提出初步处理意见,于10月20日前报学工处;新生资格审查的总结需加盖系部公章并于10月20日前报教务处(联系人:刘丽平,联系电话:025-84170636)。
(三)入学身体检查
依据《教育部办公厅 卫生部办公厅关于普通高等学校招生学生入学身体检查取消乙肝项目检测有关问题的通知》(教学厅〔2010〕2号)等有关规定组织入学新生进行身体检查,对于身体健康状况不符合入学条件的新生,由学工处提出处理意见。
(四)审查结果及处理
新生入学资格审查工作结束后,对于资格审查合格的学生,系部组织办理注册手续,并形成《开云(中国)2020级新生注册表》(附表三)10月20日电子档和纸质档同时提交教务处,表中明确标注每一名录取的新生的去向(注册学籍、保留入学资格、放弃入学资格)形成闭环管理。保留入学资格需按照实际情况提交保留入学资格申请表及相关佐证材料。放弃入学资格学生名单由教务处汇总并公示,公示期满后报院长办公会审批。
对于需要进一步核查、处理的学生,须报学工处、教务处,并通过学信网“人像比对”技术确认,如经上述审查发现有疑问而又无法根据已有材料及技术确认,由学工处报相关省级招生主管部门利用专业手段进行核实处理。学工处将会同相关部门认真调查,取证后,由学工处书面报告院办公会,根据《普通高等学校招生违规行为处置暂行办法》(教育部令第36号)有关规定取消录取资格或学籍,并报生源所在省级招办记入高考诚信电子档案。
(一)青果教务系统学生信息核对
根据学工处提供的新生数据,系部对新生的分班设置,以及实际的报到情况,教务处对2020级新生数据进行整理并导入青果教务系统,并打印《开云(中国)2020级新生注册信息确认表》发给各系部。
1、请各系部组织已报到入学且入学资格审查合格的2020级学生认真、细致地核对自己的各项学籍信息主要包括学号、姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、系部、专业名称、班级、身份证号。
如信息有误请及时与所在系部教务干事联系,由系部教务汇总后填写《各系部2020级新生信息修改汇总表》(附表四),10月25日前报教务处;其中,学生个人学籍主项信息(包括姓名、性别、出生日期、身份证号、民族)有误,请在系部教务干事处根据实际情况填写《开云(中国)学生学籍信息更改审批表》(附表五)并按表格备注栏要求附相关证明材料,新生注册后申请更改,原则上只接受录取后,报到前个人信息主项修改申请。
2、学生个人学籍信息核对无误后,由学生本人在《开云(中国)2020级新生注册信息确认表》上亲笔签名,以示负责,不得请人代签。
3、本次核对后的学籍信息将作为上报教育部学籍电子注册和毕业时学历证书电子注册的重要审核依据,请各系部高度重视此项工作,要求每一位学生本着对自己负责的态度,务必认真仔细核对各项学籍信息。
(二)教育部中国高等教育学生信息网新生学籍信息查询
根据教育部和教育厅有关学籍学历文件精神,2020级新生学籍电子注册信息将于2020年11月1日在中国高等教育学生信息网公布,可供学生及社会上网查询,请各系部做好学籍学历信息注册、查询的相关政策宣传,并通知每一位2020级学生务必在2020年11月30前实名注册、登录教育部中国高等教育学生信息网(网址:http://xjxl.chsi.com.cn/)对自己的学籍电子注册信息进行查询。如在中国高等教育学生信息网上查不到学籍的学生,请及时与系部教务干事联系,由系部汇总情况后报教务处。因未上网查询学籍信息而导致的一切后果由学生本人负责。
三、新生电子图像采集(拟作为学籍卡照片进青果系统)
为了促进教学管理信息化建设,方便学生各种考试的报考和学生证的打印,新生入校后统一进行图像采集,文件名称统一以身份证号命名,必须保证文件名与学生基本信息中的身份证号一致。图像采集完后请组织学生再次认真核对照片,切勿张冠李戴。
四、新生录取资格复查(入校3个月内)
请学工处在新生入校三个月内按照国家规定对录取手续及程序、录取资格等进行复查。与生源地省级招办核实存疑信息。通过弄虚作假、徇私舞弊方式骗取高考加分资格、录取资格或冒名顶替入学的新生、未按照规定公示有关资格身份的新生、未经省级招办办理录取手续的新生以及违规录取的新生,一律取消入学资格并不予学籍电子注册。
四、新生入学资格审查和信息核对等相关工作进度安排
为了保证2020级新生入学资格审查和信息核对等各项工作的顺利进行,结合我院今年的实际情况,现将各项工作的具体要求和完成时间做了详细的安排,具体见《2020级新生入学资格审查和信息核对等各项工作进程安排表》(附后)。
五、如发现问题请及时与教务处、学工处联系,教务处联系人:刘丽平,电话:025-84170636,学工处联系人:朱专恩,电话:025-84120820未尽事宜,另行通知。
教务处、学工处
2020年9月29日